SOP nhà thuốc GPP là gì? 12 quy trình thao tác chuẩn cần biết

SOP nhà thuốc GPP là một hệ thống các quy trình quan trọng được sử dụng để đảm bảo công việc. Vậy bạn đã biết các SOP của nhà thuốc GPP là gì? Quy trình thao tác chuẩn SOP nhà thuốc GPP ra sao? Hãy cùng Trường Cao đẳng Y Khoa Phạm Ngọc Thạch tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé.

SOP nhà thuốc GPP là gì?

SOP (tiếng Anh là Standard Operating Procedure) là một hệ thống quy trình thao tác chuẩn được xây dựng nhằm mục đích là hướng dẫn và đảm bảo chất lượng công việc.

Áp dụng quy trình SOP tại nhà thuốc GPP sẽ mang lại nhiều lợi ích. Có thể kể tới như:

• Giúp cho công việc bán thuốc trở nên nhanh chóng, hiệu quả và hạn chế những sai sót trong quá trình bán thuốc và tư vấn thuốc.
• Giúp nhân viên mới có thể dễ dàng và nhanh chóng làm quen với công việc.
• Hạn chế tối đa việc lãng phí các tài nguyên cũng như tránh những sai sót khi tiến hành thử nghiệm loại thuốc mới.
• Đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả làm việc cho toàn bộ nhân viên trong nhà thuốc.
• Góp phần giúp nhà thuốc tăng doanh thu.

12 SOP tại nhà thuốc GPP cần thực hiện

1. Quy trình thao tác SOP Mua thuốc:

Việc đầu tiên trong quy trình hoạt động của nhà thuốc đó chính là mua thuốc. Các sản phẩm được mua phải luôn đảm bảo về chất lượng, cung ứng đúng – đủ, kịp thời nhu cầu của người tiêu dùng cũng như đáp ứng đúng quy định.

Quy trình SOP mua thuốc sẽ gồm các bước sau:

• Lựa chọn nhà cung ứng sản phẩm.
• Thực hiện thanh toán giao dịch mua thuốc.
• Kiểm tra chất lượng của sản phẩm trước bày bán tại nhà thuốc.

2. Quy trình thao tác SOP bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn

Quy trình SOP bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn sẽ gồm những bước như sau:

• Chào hỏi người mua thuốc.
• Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc từ người mua.
• Lựa chọn thuốc.
• Lấy thuốc theo đơn đã được kê.
• Hướng dẫn người mua cách sử dụng thuốc.
• Lưu trữ thông tin.
• Thu tiền, giao hàng cho người mua và cảm ơn.

3. Quy trình thao tác SOP bán thuốc không theo đơn

Quy trình bán thuốc không theo đơn sẽ thực hiện theo các bước như sau:

• Chào hỏi người mua thuốc.
• Tìm hiểu nguyên nhân sử dụng thuốc của người mua.
• Xem xét và tư vấn thuốc phù hợp cho người mua.
• Lấy thuốc cho người mua.
• Hướng dẫn người mua cách sử dụng thuốc
• Lưu trữ thông tin.
• Thu tiền, giao hàng cho người mua và cảm ơn.

4. Các bước SOP bảo quản và theo dõi chất lượng

Đây là quy trình không thể thiếu trong bất kỳ nhà thuốc nào, nó giúp cho việc đảm bảo chất lượng thuốc, cũng như kiểm soát và quản lý thuốc một cách tốt nhất. Quy trình SOP này sẽ gồm các bước như sau:

• Đảm bảo phương pháp bảo quản và sắp xếp thuốc được triển khai đúng – đủ.
• Kiểm soát chất lượng thuốc theo đúng thời hạn.

>>> Bạn đọc xem thêm: Điều kiện và thủ tục mở quầy thuốc tây mới nhất

5. Quy trình thực hiện SOP giải quyết khiếu nại thu hồi thuốc

Đối với những sản phẩm thuốc bị khiếu nại và bị thu hồi không được phép lưu hành cần phải có quy trình tịch thu khẩn trường và triệt để. Quy trình này được tiến hành như sau:

• Chủ nhà thuốc thông báo về việc ngừng bán, ngừng nhập và thu hồi sản phẩm đến các trụ sở, nhân viên cấp dưới và người mua có liên quan.
• Kiểm tra, rà soát sản phẩm trong nhà thuốc, bao gồm số liệu hiển thị trên hệ thống cũng như trong thực tế.
• Nhận lại sản phẩm trả về từ người mua theo nguyên tắc dựa vào số lượng, thực trạng hộp, chất lượng của thuốc.
• Thống kê số liệu và làm báo gửi lên cho cơ quan có thẩm quyền.
• Giải quyết các khiếu nại về thuốc trong SOP một cách tức thì.

6. Quy trình thực hiện SOP đào tạo

Với nhân viên mới: Chủ nhà thuốc cần phải có trách nhiệm cũng như nghĩa vụ huấn luyện và đào tạo nhân viên mới nắm rõ quy trình thao tác chuẩn, đúng quy định, luật lệ liên quan đến thuốc. Ngoài ra cũng cần đào tạo các kiến thức về dược phẩm, cách tiếp xúc người mua, tư vấn cho người mua, nắm rõ cách giữ gìn và bảo vệ thuốc…

Với nhân viên cũ: Với nhân viên cũ cần phải có chương trình đào tạo, giảng dạy lại để phù hợp với từng giai đoạn. Nhà thuốc cũng cần trang bị các phương tiện giúp nhân viên có thể cập nhật được tin tức, kiến thức mới về thuốc.

7. Quy trình thực hiện SOP tư vấn điều trị

Quy trình thao tác chuẩn cho việc tư vấn điều trị bao gồm các bước sau:

• Chào hỏi khách đến mua thuốc.
• Tìm hiểu thông tin bệnh nhân để tư vấn
• Nếu bệnh nằm ngoài khả năng chữa trị của Dược sĩ thì khuyên người bệnh đến cơ sở khám chữa bệnh gần nhất để được hỗ trợ kịp thời.
• Đưa ra lời khuyên cho người mua về chế độ sinh hoạt, dinh dưỡng thích hợp.
• Tuân thủ quy trình thao tác chuẩn về bán thuốc không theo đơn.
• Bảo mật thông tin tình trạng bệnh và loại thuốc người mua dùng.

8. Thao tác thực hiện SOP hướng dẫn ra lẻ thuốc

Dược sĩ khi tách lẻ thuốc cần giữ những dụng cụ chứa thuốc được sạch sẽ, vệ sinh, thao tác ra lẻ đúng quy chuẩn khi cắt liều, tránh rủi ro nhiễm chéo.

9. Quy trình SOP về hướng dẫn vệ sinh nhà thuốc

Vệ sinh nhà thuốc GPP cần thực hiện đúng quy trình theo 3 mức độ: Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng

• Hàng ngày: Vệ sinh nền nhà, bàn ghế, tủ kính, các đồ vật thao tác hàng ngày.
• Hàng tuần: Làm sạch cửa ra vào, vệ sinh trần nhà, mạng nhện, bụi ở góc tường, quạt, điều hòa.
• Hàng tháng: Triển khai vệ sinh tủ lạnh, kệ trưng thuốc.

10. Quy trình SOP về ghi chép nhiệt độ và độ ẩm

Đây là công việc cần phải được thực hiện hằng ngày vì nó liên quan đến quy trình đảm bảo chất lượng của thuốc. Yêu độ ẩm không quá 75%, nhiệt độ không quá 30 độ C.

11. Quy trình SOP sắp xếp trình bày theo nguyên tắc

Việc sắp xếp nhà thuốc cần phải tuân theo dựa trên các nguyên tắc sau đây:

• Nguyên tắc 1: Sắp xếp thuốc theo từng nhóm riêng biệt.
• Nguyên tắc 2: Sắp xếp đựa theo điều kiện bảo quản của từng nhóm thuốc.
• Nguyên tắc 3: Sắp xếp dựa trên quy định chuyên môn hiện hành.
• Nguyên tắc 4: Sắp xếp theo tiêu chí: Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy và dễ kiểm tra.
• Nguyên tắc 5: Sắp xếp thuốc dựa theo nguyên tắc FEFO và FIFO.
• Nguyên tắc 6: Sắp xếp các loại tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang trong nhà thuốc.

12. Quy trình SOP hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt

Quy trình SOP cuối cùng trong 12 SOP nhà thuốc gpp là quy trình hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt. Quy trình này có liên hệ với SOP 5 là giải quyết thuốc bị khiếu nại hoặc tịch thu.

Thuốc phải kiểm soát đặc biệt là các loại huốc độc, thuốc trong “Danh mục thuốc, dược chất bị cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực”; thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, chất hướng thần, có chứa tiền chất.

Nếu nhận được thông tin, công văn tịch thu các loại thuốc này của cơ quản quản lý nhà nước, hoặc khi nhà thuốc phát hiện hàng không đạt yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng, thì cần phải tuân thủ quy tắc hủy đúng quy trình.

>>> Bạn có thể xem tìm hiểu về GMP trong ngành Dược là gì và các yêu cầu đáp ứng tiêu chuẩn GMP?

Quy trình thao tác chuẩn SOP khi bán thuốc tại nhà thuốc GPP

Dưới đây là các quy trình thao tác chuẩn SOP cho nhà thuốc GPP bạn cần nắm rõ.

Bước 1. Tiếp đón và chào hỏi khách hàng

Khi tiếp khách hàng phải tuyệt đối đảm bảo nguyên tắc tôn trọng và có thái độ hòa nhã. Đồng thời, mọi thông tin của khách hàng cần phải được bảo mật.

Bước 2. Kiểm tra đơn thuốc

Ở bước này chúng ta cần kiểm tra:

• Đơn thuốc có đúng với mẫu quy định và có đầy đủ thông tin như tên, chữ ký, dấu bệnh viện hay phòng khám không.
• Hiệu lực đơn thuốc đảm bảo không quá 5 ngày.
• Kiểm tra lại thông tin bệnh nhân và chuẩn đoán bệnh.
• Kiểm tra lại tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, cách dùng liều dùng, cách phối hợp các loại thuốc với nhau.

Trường hợp nếu thấy đơn thuốc không hợp lệ, Dược sĩ cần phải hỏi lại người kê đơn hoặc có thể từ chối bán. Lúc này nhà thuốc cần phải giải thích rõ ràng cho người mua.

Bước 3. Nhập dữ liệu vào máy tính và thu tiền

Theo SOP nhà thuốc, mọi nhà thuốc đều phải kết nối với cơ sở dữ liệu Dược quốc gia. Vậy nên khi nhận đơn thuốc, Dược sĩ phải nhập đơn thuốc vào phần mềm quản lý nhà thuốc trên máy tính.

Theo quy trình thao tác chuẩn của nhà thuốc, nếu nhà thuốc hết loại thuốc kê trong đơn thì Dược sĩ phải thông báo lại cho người mua, yêu cầu kê lại đơn hoặc có thể lấy loại có tác dụng tương đương nếu người mua đồng ý.

Khi đơn thuốc đã được bán ra, nhà thuốc cần phải in hóa đơn bán hàng và thu tiền theo hóa đơn để kết thúc quy trình SOP. Trong các trường hợp khách hàng không mua thuốc nữa, cần thực hiện xuất hủy đơn bán hàng và trả lại đơn thuốc.

Bước 4. Lấy thuốc theo hóa đơn

Thực hiện lấy thuốc cho khách theo đơn, bên ngoài túi thuốc ghi rõ liều dùng và cách sử dụng cũng như lưu ý khi sử dụng.

Bước 5. Hướng dẫn cách dùng và giao hàng cho khách

Dược sĩ giải thích và lý giải cho người mua về công dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng phụ phụ có thể gặp khi sử dụng thuốc. Cuối cùng là giao hàng cho khách.

Trên đây là một số chia sẻ về những thông tin xoay quanh SOP nhà thuốc GPP và các quy trình thao tác chuẩn thực hành tốt nhà thuốc GPP. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.